La Corte di Cassazione ha stabilito che il rimborso delle spese di tragitto al dipendente è dovuto anche senza un consenso esplicito o un’autorizzazione dell’azienda. L’ordinanza numero 24114 del 27 luglio 2026 chiarisce che l’utilizzo di mezzi propri per esigenze di servizio genera un diritto all’indennità, se il ricorso all’auto privata è necessario per lo svolgimento delle mansioni e per raggiungere il luogo della prestazione richiesto. La sentenza ha introdotto importanti tutele per i lavoratori, riducendo il rischio di essere economicamente penalizzati per aver svolto il proprio dovere in situazioni di urgenza.
Condizioni per il rimborso chilometrico
La Corte ha stabilito che il dipendente ha diritto al rimborso delle spese chilometriche e dei pedaggi, a patto di rispettare tre condizioni: l’uso del veicolo personale deve essere l’unica soluzione per effettuare la trasferta o il tragitto richiesto dal datore di lavoro; lo spostamento deve essere necessario per l’azienda o per il cliente; se l’azienda affida un compito fuori sede sapendo che non vi è disponibilità di mezzi aziendali, non può rifiutare il rimborso per la mancanza di un permesso formale. Questo principio si applica anche quando l’ordine di servizio è inviato via software aziendale senza autorizzazione scritta esplicita. Il mancato rispetto dei termini interni non cancella il diritto, ma potrebbe legittimare l’azienda a rifiutare la liquidazione immediata delle somme.
Calcolo del rimborso e documentazione richiesta
Il calcolo dell’indennità che spetta al dipendente si basa su tabelle che tengono conto dei costi reali dell’uso del veicolo, come carburante, usura, assicurazione e manutenzione. La maggior parte dei CCNL stabilisce se il dipendente ha diritto al rimborso, ma per la quantificazione rimanda alle tabelle ACI, che rappresentano il punto di riferimento legale e ufficiale. L’importo per chilometro varia in base al modello del veicolo, alla sua cilindrata, al tipo di alimentazione e al chilometraggio annuo stimato. Per capire come funziona il calcolo, ipotizziamo che un dipendente usi la propria vettura la cui tariffa ACI preveda un rimborso di 0,45 euro al chilometro e che per una trasferta richiesta dall’azienda debba percorrere 300 km. L’importo che gli spetta a titolo di rimborso è di 135 euro.
A questo importo si devono aggiungere le spese vive che il dipendente ha sostenuto, come i pedaggi autostradali e i ticket di parcheggio, sempre che siano esibite le ricevute di pagamento. La nota spese deve essere compilata con date, orari e itinerario, il riepilogo della tratta e i chilometri percorsi. Potrebbe essere utile allegare anche la tariffa ACI applicata in base al modello dell’auto e l’indicazione chiara della motivazione dello spostamento. È necessario allegare anche le ricevute originali dei pedaggi e dei parcheggi. La nota spese deve essere compilata con date, orari e itinerario, il riepilogo della tratta e i chilometri percorsi.
Il lavoratore deve presentare la nota spese all’Ufficio Risorse Umane o all’Ufficio di amministrazione o contabilità dell’azienda entro la fine del mese successivo a quello in cui si è conclusa la trasferta. Il mancato rispetto dei termini interni non cancella il diritto, ma potrebbe legittimare l’azienda a rifiutare la liquidazione immediata delle somme, costringendo il lavoratore ad attivare una richiesta di recupero crediti. Il diritto a pretendere le somme si prescrive in 5 anni, essendo l’indennità chilometrica di natura retributiva/indennitaria, con fondamento nel Codice Civile.
Se l’azienda rifiuta il rimborso affermando che non c’è stata un’autorizzazione scritta per l’uso dell’auto personale, il dipendente può procedere a mettere in mora l’azienda inviando una PEC o una raccomandata A/R chiedendo il pagamento delle somme dovute e allegando tutta la documentazione a sostegno della richiesta. Se l’azienda non risponde, si può rivolgersi a un rappresentante sindacale o a un avvocato del lavoro per tentare una conciliazione. In caso di contestazione radicale del diritto al rimborso, è necessario avviare una causa ordinaria davanti al Giudice del Lavoro.
